Yhdistyksen sääntöjen 17§ ja johtosäännön 6§ nojalla hallitus antaa tarpeelliseksi katsomiaan ohjeita ja sääntöjä toimikunnille.
1. Puheenjohtaja ja sihteeri
Toimikunta valitsee puheenjohtajan ja sihteerin vuosittain järjestäytymiskokouksessaan.
Puheenjohtaja vastaa toimikunnan toiminnasta. Sihteeri vastaa pöytäkirjoista ja on toimikunnan tiedottaja. Hän osallistuu julkaisu- ja tiedotustoimikunnan kokouksiin.
2. Kokoukset
Toimikunnan on pidettävä järjestäytymiskokous joulukuun alussa. Kokouksen tehtävänä on (15.12. mennessä):
- puheenjohtajan valinta
- sihteerin (ja tiedottajan) valinta
- kokousaikataulun ja toimintakalenterin laatiminen
Lisäksi toimikunnan on hyvä pitää myös arviointikokous marras-joulukuussa ja suunnittelukokous elo-syyskuussa.
Arviointikokouksessa laaditaan kuluneen vuoden toimintakertomus (15.12. mennessä). Kokouksen voi yhdistää uuden toimikunnan järjestäytymiskokoukseen joulukuun alussa.
Suunnittelukokouksessa laaditaan seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio investointiehdotuksineen (15.9. mennessä).
HSK:n tai Blue Peterin tiloissa pidettäviä kokouksia varten on tehtävä tilavaraus ennen kokousta.
3. Pöytäkirjat
Toimikunnan on laadittava kokouksistaan pöytäkirja viikon kuluessa kokouksesta. Se toimitetaan heti sähköpostilla toimikunnan jäsenten lisäksi hallitukselle (oman toimialan hallituksen jäsenelle) ja toimistoon arkistoitavaksi.
4. Toimintasuunnitelma, toimintakertomus ja talousarvio
Toimikunnan puheenjohtajan on laadittava toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavaa toimintakautta varten vuosittain 15. syyskuuta mennessä. Toimintasuunnitelma toimitetaan sähköpostilla pääsihteerille ja talousarvio sekä mahdolliset investointiehdotukset talousjohtajalle.
Toimikunnan puheenjohtajan on laadittava toimintakertomus vuosittain 15. joulukuuta mennessä. Se toimitetaan sähköpostilla pääsihteerille.
5. Tapahtumakalenteri ja kokousaikataulu
Toimikunnan on laadittava kalenteri vuoden aikana järjestettävistä tapahtumista ja suunnitelma kokousaikataulukseen. Nämä toimitetaan seuraavaa vuotta varten 15. joulukuuta mennessä pääsihteerille julkaisuja varten. Toimikunta voi tarvittaessa täydentää tapahtumakalenteria ja kokousaikataulua vuoden aikana.
6. Päätökset
Puheenjohtaja esittelee toimikunnan päätökset toimikunnasta vastaavalle hallituksen jäsenelle hyväksyttäviksi, kun toimikunta
- käyttää rahaa,
- järjestää koko jäsenistölle tarjottavaa ohjelmaa,
- järjestää kestitystä tai alkoholitarjoilua,
- laatii ohjeita ja sääntöjä tai
- suunnittelee muutosta toimintaansa.
Toimialasta vastaava hallituksen jäsen esittelee tarvittaessa asiat hallitukselle päätöstä varten.
7. Tiedottaminen
Toimikunnan sihteeri vastaa tiedottamisesta. Hän huolehtii ilmoitukset toimikunnan järjestämästä toiminnasta Hoskilaista varten ajoissa toimitukselle, toimistoon ja hallitukselle. Sihteeri vastaa toimikunnan palstan toimittamisesta Hoskilaisessa. Tiedottamista varten on suositeltavaa käyttää sähköpostia tai jäsenfoorumia. Tiedotettaessa koko jäsenistölle käytetään Hoskilaista, verkkosivuja sekä tarvittaessa sähköpostia.