Toukokuun 25. päivänä 2018 alettiin soveltaa Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Asetus toi samalla uusia henkilötietojen käsittelyä koskevia velvoitteita sekä rekisterinpitäjille että henkilötietojen käsittelijöille.
Tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu henkilötietojen käsittelyä Helsingfors Segelklubb ry:ssä sekä Oy HSK:n Palvelut – HSK:s Service Ab:ssa. Lisäksi on kuvattu tietojen käsittely HSK:n verkkopalvelussa.
Henkilötietojen käsittely Helsingfors Segelklubb ry:ssä
Jäsenrekisterin ja kilpailurekisterin tietosuojaseloste
Seuraavassa selvitetään käytäntöjä, jotka koskevat HSK:n jäsenistöä sekä kilpailuihin osallistuvia henkilöitä.
Rekisterinpitäjä
Helsingfors Segelklubb ry (y-tunnus 0116472-8), Vattuniemen puistotie 1, 00210 Helsinki. Tietosuojavaltuutettuna toimii HSK:n talousjohtaja Mikko Dahlbom, mikko.dahlbom@hoski.fi.
Rekisterien yhteyshenkilönä toimii HSK:n sihteeri Anne Jäntti, toimisto@hoski.fi.
Jäsenrekisteri
Jäsentemme henkilötietoja käsitellään jäsenrekisterissä jäsenyyteen perustuvan oikeutetun edun ja jäsenen ja HSK:n välisten sopimusten täytäntöön panemiseksi.
Jäsenistä kerätään ja tallennetaan jäsenrekisteriin seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi, sukupuoli, titteli, syntymäaika, osoite, postitoimipaikka, postinumero, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero, kieli, liittymispäivä sekä jäsenen veneeseen liittyvät tiedot.
Jäsenistä ei kerätä muita tietoja, ellei tulevaisuuden lainsäädäntö tai kerhon toiminta sitä edellytä.
Tiedot tallennetaan Membra-tietojärjestelmään sekä Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n yhteisrekisteriin Suuliin. HSK:n aiemmassa jäsentietokannassa olleet henkilöturvatunnukset on poistettu.
Jäsenrekisterin tiedot ovat ensisijaisesti jäsenen HSK:lle antamia tietoja tai jäsenyyden voimassaolosta muodostettuja tietoja. HSK kerää henkilötietoja suoraan jäseniltään seuraavissa yhteyksissä:
- jäsenyyden hakeminen tai jäsenen suosittelu,
- laituripaikan tai talvisäilytyspaikan hakeminen,
- vartiovuorojen järjestäminen,
- retkisaariviirin hakeminen,
- retkisaarten käyttö,
- tapahtumiin osallistuminen, sekä
- jäsenen vastatessa jäsenkyselyihin ja jäsenen antaessa palautetta tai ollessa muutoin HSK:iin yhteydessä.
Julkaisemme tiedot seuraavasti:
- jäsenlehdessä: uuden jäsenen nimi, toimikuntien jäsenet
- vuosikirjassa: jäsenen nimi, veneen tiedot (purjenumero, nimi, veneen tyyppi)
- vartiovuorolistassa: jäsenen nimi, puhelinnumero
- retkisaarissa: retkisaariviirin hakeneet (jäsenen nimi, veneen nimi)
- kotisataman laitureiden ilmoitustauluilla: veneen nimi, jäsenen nimi
- jäsensivuilla kirjautumisen takana telakointeihin ja katsastuksiin ilmoittautuneet: jäsenen nimi, veneen nimi
HSK:n jäsen- ja laituripaikkahakemuksissa kerrotaan, että lomakkeessa olevat kohdat tallennetaan HSK:n jäsenrekisteriin. HSK:n jäsenyyden edellytyksenä on tietojen keräämisen hyväksyminen. Jäsenistä kerätään vain ne tiedot, joita tarvitaan jäsenrekisterin ylläpitoon ja jäsenen kanssa tehtyjen sopimusten toimeenpanoon.
HSK:n kilpailurekisteri
HSK:n järjestämien kilpailuiden ilmoittautumisista kerätään seuraavat tiedot kilpailurekisteriin:
- Kipparin tiedot: etunimi, sukunimi, ikä, sukupuoli, seura, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- Miehistön tiedot (vapaamuotoinen kenttä, tarkoitettu miehistön nimien luettelemiseen)
- Veneen tiedot: purjenumero, nimi, veneen tyyppi, tasoitusluku ja siihen vaikuttava varustus.
- Lisätiedot (vapaamuotoinen kenttä), IP-osoite ja aikaleima.
Ilmoittautumistietoja säilytetään korkeintaan kaksi vuotta.
Julkaisemme seuraavat tiedot osallistuja- ja tulosluetteloissa HSK:n internet-sivujen lisäksi HSK:n jäsenlehdessä, vuosikertomuksessa ja sosiaalisessa mediassa (Facebook, Instagram)
- Veneen tiedot: purjenumero, nimi, veneen tyyppi, tasoitusluku ja siihen vaikuttava varustus
- Kipparin tiedot: etunimi, sukunimi, seura, miehistön tiedot
- Tulos
- Kilpailuluokka (joka yksilökilpailuissa voi ilmaista sukupuolen tai iän)
Osallistuja- ja tulosluetteloita HSK säilyttää toistaiseksi.
Henkilötietojen käsittely Oy HSK:n Palvelut – HSK:s Service Ab:ssa
Rekisterinpitäjä
Oy HSK:n palvelut – HSK:s Service Ab (y-tunnus 0109007-9
Rekisterin yhteyshenkilönä toimii sihteeri Anne Jäntti, toimisto@hoski.fi.
Asiakasrekisteri
HSK:n Palvelut kerää seuraavat tiedot asiakasrekisteriin:
- Vuokralaiset (ml. tiloja vuokraavat tai palveluita käyttävät): etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, laskutusosoite.
- Purjehduskoulujen (ml. Opti School ja kesäleirit) osallistujien tiedot: osallistujan etu- ja sukunimi, syntymäaika, huoltajan etu- ja sukunimi, huoltajan sähköpostiosoite, huoltajan puhelinnumero, osallistujan ruoka-allergiat.
Asiakkaista kerätään vain ne tiedot, joita tarvitaan sopimusten toimeenpanoon.
Muuta
Rekisterien suojaaminen, tietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja käsitellään pääosin yhdessä sijainnissa HSK:n toimistolla Vattuniemenpuistotie 1:ssä Lauttasaaressa Helsingissä. Jäsenrekisteriin on pääsy suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin suojatoimin, kuten käyttöoikeusrajoituksin ja salasanoin sekä rajoittamalla pääsy fyysisiin tiloihin.
HSK voi luovuttaa jäsenen henkilötietoja kolmansille osapuolille vain niissä tilanteissa, jotka on kuvattu tässä selosteessa. HSK voi siirtää henkilötietoja palveluntarjoajille ja alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja HSK:n toimeksiannosta.
Edellä esitetyn lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman henkilön antamaa suostumusta, mikäli laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoja. HSK ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mahdollisten siirtojen osalta noudatamme voimassaolevia lakeja ja asetuksia.
Henkilötietojen säilytysaika
Jäsenrekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina niiden tässä selosteessa kuvatun käyttötarkoituksen kannalta. HSK määrittelee tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt sekä huolehtii vanhentuneiden ja tarpeettomien tietojen poistamisesta.
Rekisterien suojaaminen, tietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja käsitellään pääosin yhdessä sijainnissa HSK:n toimistolla Vattuniemenpuistotie 1:ssä Lauttasaaressa Helsingissä. Jäsenrekisteriin on pääsy suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin suojatoimin, kuten käyttöoikeusrajoituksin ja salasanoin sekä rajoittamalla pääsy fyysisiin tiloihin.
HSK voi luovuttaa jäsenen henkilötietoja kolmansille osapuolille vain niissä tilanteissa, jotka on kuvattu tässä selosteessa. HSK voi siirtää henkilötietoja palveluntarjoajille ja alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja HSK:n toimeksiannosta.
Edellä esitetyn lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman henkilön antamaa suostumusta, mikäli laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoja. HSK ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mahdollisten siirtojen osalta noudatamme voimassaolevia lakeja ja asetuksia.
Riitojen ratkaisu
HSK pyrkii aina ratkaisemaan mahdollisen erimielisyyden suoraan rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva erimielisyys myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.
Tietojen käsittely HSK:n verkkopalvelussa
Helsingfors Segelklubb ry:n ja Oy HSK:n Palvelut – HSK:s Service Ab:n verkkosivuston osoite on https://hoski.fi.
Mitä henkilötietoa keräämme ja miksi
Kommentit
Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.
Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle keräämme tiedon, joka on näkyvissä kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot. Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.
Mediatiedostot
Mikäli lataat kuvia tälle sivustolle, sinun tulee välttää sellaisten kuvien lataamista, joissa on tallennettu paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on.
Evästeet
Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua.
Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.
Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.
Mikäli julkaiset artikkelin tai muokkaat olemassa olevaa tallennamme selaimeen evästeen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa.
Muilta sivustoilta upotettu sisältö
Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.
Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.
Analytiikka
Käytämme WordPress.com -palvelua sivuston alustana ja tilastoimaan käyttäytymistä sivustollamme. Palvelu lisää selaimesi evästeisiin tunnisteen, jonka avulla se pystyy yksilöimään laitteesi ja selaimesi Lähetämme palveluun vain anonymisoitua tietoa, jonka perusteella emme pysty tunnistamaan sinua.
Tiedon säilytys
Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.
Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.
Rekisteröidyn oikeudet
Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.
Tietojen luovutus
Vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta.